Administracion: Departamentalizacion

Exposición 2

Indice

Introducción……………………………………………………………………….3

1. Departamentalización…………………………………………………………..4

2. Departamentalización por función…………………………………………….5

2.1 Ventajas………………………………………………………………………6

2.2 Desventajas…………………………………………………………………..6

2.3 Características………………………………………………………………..6

3. Departamentalización por cliente………………………………………………7

3.1 Ventajas………………………………………………………………………7

3.2 Desventajas…………………………………………………………………..8

3.3Caracteristicas…………………………………………………………………8

4. Departamentalización por territorio o geografía……………………………….8

4.1 Ventajas………………………………………………………………………9

4.2 Desventajas…………………………………………………………………..9

4.3 Características………………………………………………………………..9

5. Departamentalización por producto……………………………………………9

5.1 Ventajas……………………………………………………………………..10

5.2 Desventajas………………………………………………………………….10

5.3 Características………………………………………………………………10

6. Elementos externos…………………………………………………………..10

6.1Elementos internos…………………………………………………………..12

Conclusión………………………………………………………………………13

Bibliografía……………………………………………………………………..14

Anexo 1………………………………………….……………………………..15

Anexo2…………………………………….……………………………………16

Introducción

El trabajo comprenderá de información relacionada con la departamentalización en las organizaciones, tipos de departamentalización ventajas y desventajas de las mismas así, como también información relacionada con los elementos externos e internos en la organización y de qué forma influyen en la empresa.

Cada organización tiene su forma específica de clasificar y agrupar las actividades de trabajo, este proceso de agrupar individuos en unidades o departamentos que realicen actividades similares o tengan alguna relación lógica se denomina departamentalización que en términos más claro es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas.

Los elementos del ambiente externo que influyen internamente en la organización; son todos los elementos ajenos a la organización que son los relevantes para su funcionamiento. Por los que a continuación se describirán los diversos elementos que conforman el ambiente externo de las organizaciones y el impacto del medio externo sobre la organización y las relaciones entre las empresas, así también los elementos internos de la organización.

Departamentalización

Se entiende por departamentalización la acción de organizar la actividad empresarial por departamentos.

Departamento es un área, división o sucursal específica de la empresa donde se agrupan distintas funciones y trabajos que desarrollan las personas asignadas al mismo y en el que una persona desempeña tareas directivas y ejerce su autoridad.La departamentalización es la actividad de formalizar la distribución del trabajo en departamentos con el fin de coordinar sus relaciones. El departamento es una consecuencia inmediata de la división de trabajo y el agrupamiento de funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud. Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:

• Listar todas las funciones de la empresa.

• Clasificarlas.

• Agruparlas según un orden jerárquico.

• Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.

• Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las funciones y los puestos.

• Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.

• El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las funciones involucradas.

De acuerdo con la situación específica de cada empresa, los tipos de departamentalización más usuales son:

2. Departamentalización por funciones.

Se realiza la división del trabajo de acuerdo a la capacidad y habilidades de cada persona, algunas de las personas se ocuparán de las finanzas, otras de administración de personal y otras de producción. La departamentalización funcional también consiste en agrupar actividades y tareas en relación a las funciones que se desarrollan en la empresa. La división del trabajo hace que la organización se departamentalice de acuerdo con el criterio de similitud de funciones, en actividades agrupadas e identificadas por la misma clasificación funcional.

La departamentalización por funciones es el criterio más utilizado para organizar actividades empresariales. Esta departamentalización abarca loque las empresas normalmente hacen, un agolpamiento de las actividades de acuerdo con las funciones de una empresa. Puesto que todas las empresas llevan a cabo la creación de algo útil y deseado por otros, las funciones básicas de la empresa son producción venta y finanzas. Ha sido lógico agrupar estas actividades en departamentos tales como ingeniería, producción, ventas o mercadotecnia y finanzas. Dependiendo del rubro de la empresa estas designaciones cambian. Una segunda razón para esto es que con frecuencia las actividades básicas difieren en importancia. Un tercer motivo de la ausencia de los departamentos de ventas, producción o finanzas en muchos organigramas es que quizá se hayan escogido deliberadamente otros métodos de departamentalización en base aproductos, clientes, territorios o canales de comercialización. La base más ampliamente utilizada para organizar es la departamentalización funcional y se encuentra presente en casi toda empresa y en algún nivel en la estructura de la organización. Las características de las funciones de las empresas de ventas, producción y finanzas, están tan ampliamente reconocidas y profundamente comprendidas que son la base no solo de la organización departamental sino también, con mayor frecuencia, de la departamentalización a nivel superior.

Ejemplo:

Un ejemplo de departamentalización por función de la empresa es Coca-Cola porque se organizan las actividades de comercialización, ingeniería, producción y

finanzas. Las funciones empresariales básicas son producción, vender y financiar estas funciones son muy reconocidos por lo que son la base para organizar las actividades.

2.1 Ventajas de la departamentalización por función

Es reflejo lógico de las funciones

· Se mantiene el poder y prestigio de las funciones principales

· Se sigue el principio de la especialización ocupacional

· Se simplifica la capacitación

· Se cuenta con medios para un riguroso control desde la cima

2.2 Desventajas

· Se resta importancia a los objetivos generales de la empresa

· El punto de vista del personal clave se sobre especializa y estrecha

· Se reduce la coordinación entre funciones

· La responsabilidad de las utilidades se concentran exclusivamente en la cima

· Lenta adaptación a nuevas condiciones

· Se limita el desarrollo de gerentes generales

2.3Caracteristicas

· Agrupación por actividades o funciones principales

· División del trabajo interno por especialidad

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3. Departamentalización por cliente

La departamentalización tomando como base a la clientela involucra la diferencia y la agrupación de las actividades según el tipo de persona o personas para quienes se ejecuta el trabajo. Las características que se deben tener en cuenta son:

Edad, sexo, nivel socioeconómico, tipo de consumidor, etc.). Los dueños y los gerentes de negocios ordenan con frecuencia las actividades sobre esta base para atender los requisitos de grupos de clientes claramente definidos. La departamentalización por clientes refleja en la organización, la importancia que esta le da al cliente, es decir el cliente es rey de la organización, es un criterio importante cuando las organizaciones tratan con diferentes clases de clientes, con diferentes características y necesidades.

Ejemplo:

Las grandes tiendas como BECO, se dividen en departamentos de damas, niños, caballeros, e incluso en departamentos de liquidación de mercancías para clientes de bajos ingresos. Las entidades de gobierno también siguen prácticas similares: Tienen departamentos que atienden exclusivamente a agricultores, hombres de empresa, obreros, industriales, personas de edad, avanzada, etc.

3.1 Ventajas de la departamentalización por clientela

· Es el enfoque más orientado hacia el exterior de la organización, preocupada más por el cliente que por sí misma.

· Cuando el negocio depende de diferentes tamaños o características de productos o servicios que varían conforme al tipo de cliente. Este es más importante que los productos o servicios que deben ser adaptados para él, principalmente cuando los clientes son individuos, organizaciones o el propio gobierno.

· Dispone a los ejecutivos y a todos los participantes de la organización a la tarea de satisfacer las necesidades y los requisitos de los clientes.

· Permite a la organización concentrar sus conocimientos sobre las distintas necesidades y exigencias de los canales de mercadeo.
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3.2Desventajas

· Las demás actividades de la organización puede volverse secundarias o accesorias, frente a la preocupación compulsiva por el cliente.

· Los demás objetivos de la organización puede ser dejados de lado o sacrificados, en función de la satisfacción del cliente. Aplicaciones Constituye el enfoque más orientado hacia el exterior de la empresa, cuyo énfasis está más dirigido hacia el cliente que hacia sí misma. El cliente es más importante que los productos/servicios, los cuales deben ser adaptados y ajustados a él y a sus necesidades, principalmente cuando el cliente puede ser un individuo, una empresa o el gobierno. Es una estrategia que dispone a los ejecutivos y a todos los participantes a la satisfacción de las necesidades y requisitos de los clientes, y que permite concentrar todos los conocimientos en las diferentes necesidades y exigencias de los diferentes canales de mercadeo.

3.3 Características

Su característica primordial es que se preocupa fundamentalmente por el cliente o consumidor, ya que divide las unidades organizacionales de modo que pueda servir a un cliente específico.

4. Departamentalización por territorio o geografía.

Se entiende por departamentalización territorial o regional por ubicación geográfica, la sectorización de actividades de producción en atención a la operatividad para efectuar la venta de productos generados en determinada ubicación geográfica.

La departamentalización con base territorial se utiliza generalmente en empresas que cubren grandes áreas geográficas y cuyos mercados son extensos; es especialmente atractiva para empresas de gran escala y cuyas actividades están geográficamente dispersas. Las empresas trasnacionales utilizan esa estrategia

para sus operaciones fuera del país en donde se encuentran sus sedes. Es más indicada para el área de producción (operaciones) y de ventas, siendo poco utilizada por el área financiera, que no siempre permite la descentralización.

Ejemplo: El procesamiento de derivados del petróleo en las diferentes refinerías ubicadas en las distintas regiones del país.

4.1 Ventajas de la departamentalización geográfica.

· Coloca la responsabilidad a nivel más bajo

· Da importancia a mercados y problemas locales

· Mejora la coordinación de una región

· Aprovecha las economías de las operaciones locales

· Mejor comunicación frente a frente con los intereses locales aporta bases de capacitación conmensurable para los gerentes generales

4.2 Desventajas de la departamentalización geográfica

· Requiere más personas con habilidades de gerente general

· Tiende a hacer difícil el mantenimiento de servicios centrales económicos y puede requerir servicios como personal o compras al nivel regional

· Hace el control más difícil para la alta gerencia

4.3 Características

· Agrupación según ubicación geográfica o territorial.

· Énfasis en la cobertura geográfica.

· Orientación hacia el mercado

· Extroversión

5. Departamentalización por producto

Se basa en la agrupación de las actividades de acuerdo con los productos y resultados ofrecidos por la empresa, su característica primordial es que requiere de una estructura flexible y cambiante, además esta estrategia es utilizada en empresas de gran tamaño y envergadura.

En las organizaciones que ofrecen diversidad de productos de consumo masivo, esta forma de departamentalización se utiliza profundamente, como un mecanismo para ordenar racionalmente la variedad de salidas del sistema

5.1 Ventajas de la departamentalización por producto:

· Coloca atención y esfuerzo en la línea de productos.

· Facilita el uso de capital, instalaciones, habilidades y conocimientos especializados.

· Permite el crecimiento y diversidad de productos y servicios.

· Mejora la coordinación de actividades funcionales.

· Coloca la responsabilidad de las utilidades al nivel divisional.

· Aporta terreno de capacitación conmensurable para gerentes generales.

5.2 Desventajas

· Requiere más personas con habilidades de gerencia general

· Tiende a hacer difícil el mantenimiento económico de servicios centrales

· Presenta el creciente problema del control de la alta gerencia

5.3 Características

· Agrupación por resultados en cuanto a productos o servicios

· División de trabajo por líneas de productos/servicios. Énfasis en los productos y servicios

· Orientación hacia los resultados

6. Elementos externos que influyen internamente

Son todos aquellos aspectos o elementos que están relacionados permanentemente con la empresa y que influyen en las operaciones diarias. Los clientes, proveedores, competidores, reguladores, son algunos de los elementos que conforman el Microentorno de una organización.

Clientes: Son conocidos como los compradores o personas que adquieren los bienes o servicios que ofrece una organización. Los clientes son quizá las variables directas de mayor importancia para las organizaciones, ya que la mayoría de ellas debe detectar los cambios en las preferencias de los consumidores para que estos continúen prefiriendo sus productos y no solicitar los de la competencia.

Competidores: Llámese a todas aquellas organizaciones que producen y comercializan bienes o servicios, con las cuales una empresa compite por la obtención de clientes y consumidores. Los competidores se pueden presentar en dos formas principalmente:

• Organizaciones que producen o fabrican bienes o servicios similares a los que ofrece otra empresa. Por ejemplo, citando a las empresas de Coca Cola y Pepsi, son empresas dedicadas a producir una bebida similar y compiten por un mismo mercado.

• Organizaciones distintas que pueden influir en los intereses del cliente para modificar sus intenciones de compra. Un ejemplo pueden ser las nuevas Tablas que actualmente ya son una amenaza seria para empresas como Toshiba o HP dedicas a la producción de Computadoras Portátiles.

Proveedores: Son todas aquellas organizaciones, personas o agentes que facilitan los insumos necesarios para que una empresa produzca su bien o servicio. Estos insumos o recursos adquiridos afectan de manera directa la calidad, costo y plazo de entrega para cualquier bien o servicio. Los principales insumos que el proveedor ofrece al comprador pueden ser préstamos monetarios, equipos, servicios, materiales o energía necesaria para que instalaciones funcionen adecuadamente.

Reguladores: Son elementos que se encargan de controlar, legislar o influir en las políticas de las organizaciones. El grupo de reguladores se presenta principalmente de dos maneras:

• Organismos Reguladores: Son dependencias gubernamentales creadas para proteger al publico de ciertas prácticas comerciales o a unas organizaciones de otras

• Grupos de Interés: Uniones de los miembros entre sí para influir sobre las organizaciones con el propósito de proteger su área de actividad.

Socios Estratégicos: Son aquellas organizaciones que trabajan juntas en forma de sociedad para facilitar la venta o distribución de bienes y servicios. A este fenómeno también se le conoce como aliadas estratégicas.

6.2 Elementos internos

Los principales elementos internos son:

El empresario: Es la persona o conjunto de personas encargadas de gestionar y dirigir tomando las decisiones necesarias para la buena marcha de la empresa. No siempre coinciden la figura del empresario y la del propietario, puesto que se debe diferenciar el director, que administra la empresa, de los accionistas y propietarios que han arriesgado su dinero percibiendo por ello los beneficios.

Los trabajadores: Es el conjunto de personas que rinden su trabajo en la empresa, por lo cual perciben unos salarios.

La tecnología: Está constituida por el conjunto de procesos productivos y técnicas necesarias para poder fabricar (técnicas, procesos, máquinas, ordenadores, etc.).

Conclusión

Se concluye con todo los aspectos aquí estudiados un hecho importante que subraya la departamentalización en las organizaciones, que es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas; las tareas de la departamentalización incluyen actividades básicas, actividades auxiliares, actividades de supervisión y actividades de coordinación. Es necesario realizar la función de la departamentalización de una empresa, ya que esta tarea permite en buen desarrollo de las actividades que se establecen en la misma y por ende sirven de soporte para el alcance de cada uno de los objetivos que ha planteado la empresa.

Como se ha mencionado, se puede hablar de ambiente interno a todo lo que está dentro de la organización, es decir los trabajadores, el clima organizacional, la cultura organizacional, etcétera. Por otro lado, el ambiente externo o entorno está compuesto por todo aquello que se encuentra fuera de la organización y que se relaciona con ella de algún modo.

Bibliografía

Libro: Administración una perspectiva global y empresarial

Edición: decimaoctava (mcgraw-will).

Autor: koontzweihrich cannice pg.228

Universidad autónoma del estado hidalgo sistema de universidad virtual

Link. (Consulta)

http://www.uaeh.edu.mx/docencia/VI_Lectura/maestria/documentos/LECT33.pdf

http://thesmadruga2.blogspot.com (consulta)

http://www.monografias.com (consulta)