1.-
Determinación de objetivos.
Este es el
primer paso de la planificación.
Por ejemplo, supongamos que estamos
interesados en estimar los ingresos y egresos monetarios que tendremos en los
próximos 12 meses, a objeto de adelantarnos a posibles déficits, o diseñar una
política de inversiones de eventuales superávits.
2.-
Recopilación de antecedentes.
Es importante reunir toda la
información posible, antecedentes, estadísticas y datos que sean relevantes
para la formulación del plan.
En nuestro ejemplo, interesa
recopilar datos de ventas de años anteriores, cobranzas, gastos, etc. como
también antecedentes sobre nuevas leyes tributarias, estado general de la
economía, cambios del mercado, aparición de nuevos competidores, entre otros.
3.-
Análisis y Clasificación de los antecedentes.
Una vez recopilada la información, se examina
para establecer su veracidad y el grado en que interesa para el objetivo
buscado. Al mismo tiempo se debe
clasificar y ordenar.
Por
ejemplo, si nuestro producto son muebles para el hogar, probablemente las
condiciones climáticas no tengan mucha importancia: en cambio, si nos dedicamos
a fabricar artículos para la nieve, el antecedente anterior adquiere gran
valor.
4.-
Formulación de supuestos.
En todo
plan conviene analizar estas premisas desde diversos escenarios.
Un
escenario realista o convencional, un escenario optimista y un escenario
pesimista.
Al
formular supuestos conviene distinguir aquéllos basados en variables
controlables por la empresa y los no controlables
5.-
Formulación de planes alternativos.
Es
conveniente considerar varias alternativas para lograr el objetivo planteado,
dependiendo de los recursos con que se cuenta, las condiciones requeridas para
su éxito y en general de los supuestos en que se basan las alternativas.
Estos
cambios de planes que se generan al combinar variables con diferentes
posibilidades de ocurrencia, se denominan sensibilizaciones del plan original
6.-
Determinación del plan definitivo.
Aunque es
útil contar con un buen número de alternativas posibles, es necesario
evaluarlas y definir una de ellas como plan definitivo, sobre la base más
probable.
Esto no
significa descartar las demás alternativas, sino tan sólo tener como
orientación fundamental un plan.
Las alternativas
servirán para tenerlas presente ante posibles desviaciones
7.-
Medición de avance del plan.
Todo plan
debe ser controlado durante su ejecución y no sólo al término, para poder
implementar las acciones correctivas necesarias.
La
planificación de cada auditoria se divide en dos fases, denominados
planificación preliminar y planificación especifica.
En la
planificación preliminar, se determinará la estrategia a seguir en el trabajo, a base del conocimiento acumulado e información
obtenida del ente a auditar; mientras que en la planificación específica se
define tal estrategia mediante la aplicación de los procedimientos específicos
por cada componente y la forma en que se desarrollará el trabajo en las siguientes fases.
En un trabajo
que se realiza por primera vez, no existe conocimiento acumulado y por lo
tanto, la etapa de planificación demandará un esfuerzo de auditoría adicional.
La
planificación preliminar tiene el propósito de obtener o actualizar la
información general sobre la entidad y las principales actividades, a fin de
identificar globalmente las condiciones existentes para ejecutar la auditoria.
La
planificación preliminar es un proceso que se inicia con la emisión de la orden
de trabajo, continua con la aplicación de un programa general de auditoría y
culmina con la emisión de un reporte para el conocimiento del jefe de auditoría. Las
principales técnicas utilizadas para desarrollar
la planificación preliminar son las entrevistas, las observaciones y la revisión
selectiva dirigida a obtener o actualizar la información importante relacionada
con el examen.
La
información necesaria para cumplir con la fase de planificación preliminar de
la auditoria contendrá como mínimo lo siguiente:
Conocimiento
de las principales actividades, operaciones, instalaciones, metas u objetivos
a cumplir.
Determinación
del grado de confiabilidad de la información que la entidad proporcionara en
relación a sus políticas ambientales, prevención deriesgos laborales y seguridad industrial.
Planificación Específica.
En
esta fase se define la estrategia a seguir en el trabajo. Tiene incidencia en
la eficiente utilización de los recursos y en el logro de las metas y objetivos
definidos para la auditoria. Se fundamenta en la información obtenida durante
la planificación preliminar.
La
planificación específica tiene como propósito principal evaluar el control interno, evaluar y calificar los riesgos
de la auditoria y seleccionar los procedimientos de auditoría a ser aplicados a
cada componente en la fase de ejecución mediante los programas respectivos.
Se deberán
cumplir, entre otros, los siguientes pasos durante la planificación específica:
Considerar
el objetivo general de la auditoria y el reporte de la planificación preliminar
para determinar los componentes a ser evaluados.
Obtener
información adicional de acuerdo con las instrucciones establecidas en la
planificación preliminar.
Importancia de la planeación:
La planeación en
una empresa es de vital importancia, ya que esto ayudara a que tengan
prolongación en el tiempo y alcancen un éxito sostenible. Las empresas que
tienen una adecuada planeación logran muchos objetivos que se trazan, ya que es
una de las funciones más importantes de la Administración en cualquier nivel.
El objetivo principal de la planificación
consiste en determinar adecuada y razonablemente los procedimientos de auditoría que correspondan aplicar,
cómo y cuándo se ejecutarán, para que se cumpla la actividad en forma eficiente
y efectiva.
Objetivos de la
Planificación:
Dirigir:
Definir los objetivos de la organización, las metas a alcanzar, fijando el
momento, las personas y las estrategias precisas.
Integrar:
Integrar el conocimiento y la capacidad creativa de las personas para tomar las
mejores decisiones; integrar todos los objetivos, planes y acciones de modo que
cada función, departamento y responsable estén alineados a la estrategia de la
organización.
Comunicar:
Proporcionar comunicación formal eficiente de toda la información relevante, integrando
los flujos provenientes del ambiente externo, y transversal a través de las
funciones y los departamentos.
Controlar:
Mantener todas las partes de la organización dentro del camino señalado,
verificando que todas las decisiones y acciones estén coordinadas, situadas en
el tiempo y ejecutadas como se proyectó; y por último instaurar un feedback
para conseguir un rendimiento futuro mejor.
Vinculación
con las organizaciones
La planificación cumple dos propósitos
principales en las organizaciones: el protector y el afirmativo. El
propósito protector consiste en minimizar elriesgo reduciendo la incertidumbre
que rodea al mundo de los negocios y definiendo las
consecuencias de una acción administrativa determinada.
El propósito afirmativo de la planificación consiste en elevar el nivel
de éxito organizacional.
Lógica
General de la Planificación
·
Equilibrar
la racionalidad conceptual y la racionalidad práctica.
·
Articular
de manera eficaz el análisis, la formulación y la implementación de la
estrategia.
·
Dotar
de mayor flexibilidad interna (menos burocracia) al sistema de planificación
·
Dar
una mayor valorización al rol estratégico respecto al budgeting y al control
·
El
proceso debe implementar instrumentos y técnicas
·
El
proceso debe integrar flujos "bottomdown" y "top down"
donde incluir cada nivel del management y consentir un continuo flujo a dos vías
en toda la línea jerárquica de la organización.
·
Los
objetivos del sistema de planificación deben estar conectados con el sistema de
incentivos, sobretodo en la gestión pública.
Fuente de información:
Editado por:
Ruth Méndez
Dayana Salcedo
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